Spilltekno – Pernah nggak sih kamu ngerasa kewalahan sama inbox email yang udah kayak gudang berantakan? Jujur, aku sering banget! Email numpuk, notifikasi nggak berhenti bunyi, bikin kepala pening. Nah, kali ini aku mau bagi-bagi trik atur email biar lebih rapi dan nggak menumpuk, biar hidup kita sedikit lebih tenang.
Jadi, bayangin deh, kamu buka email, terus isinya promosi yang nggak jelas, notifikasi dari sosmed yang nggak penting, dan surat cinta dari mantan (eh, jangan sampe!). Gimana nggak bikin emosi jiwa kan? Padahal, email penting dari bos atau klien malah tenggelam di lautan email nggak penting itu.
Nah, makanya penting banget buat kita punya strategi biar email kita nggak jadi sarang laba-laba. Nggak susah kok, beneran deh! Cuma butuh sedikit niat dan konsistensi aja. Anggap aja ini kayak beresin kamar, sekali beres, enak kan dilihatnya?
Pertama, coba deh mulai dengan unsubscribe dari semua newsletter atau promosi yang nggak pernah kamu baca. Seriusan, ini ngaruh banget! Biasanya kan suka ada tuh link “unsubscribe” di bagian bawah email, klik aja, nggak usah ragu.
Terus, manfaatin fitur filter dan label yang ada di Gmail atau platform email lain yang kamu pake. Ini kayak bikin folder-folder khusus buat email dari orang tertentu atau dengan topik tertentu. Jadi, pas nyari email penting, nggak perlu scroll sampe kiamat.
Kalau kamu kayak aku yang suka males mikir, bisa juga pake aplikasi pihak ketiga yang bantu atur email. Ada banyak kok pilihannya, tinggal cari yang paling cocok sama kebutuhanmu. Tapi inget ya, hati-hati juga sama privasi data, jangan asal install aplikasi sembarangan.
Oh iya, penting juga buat bikin jadwal khusus buat ngecek email. Jangan sampe tiap lima menit buka email, itu bikin fokus buyar dan kerjaan jadi nggak kelar-kelar. Coba deh, alokasiin waktu 15-30 menit di pagi hari dan sore hari buat beresin email.
Terus, jangan tunda-tunda buat ngebales email. Kalau emang bisa dibales langsung, ya bales aja langsung. Jangan ditunda-tunda sampe numpuk kayak cucian kotor. Percaya deh, ini bikin beban pikiran berkurang drastis.
Kalau ada email yang nggak penting atau udah nggak relevan, langsung aja delete. Jangan sayang-sayang, ini bukan kenangan mantan kok! Semakin sedikit email di inbox, semakin mudah kita buat nyari email yang beneran penting.
Nah, buat email-email yang butuh ditindaklanjuti tapi nggak bisa langsung dikerjain, bisa juga pake fitur “snooze” atau tunda. Jadi, email itu bakal muncul lagi di inbox kamu di waktu yang kamu tentuin. Lumayan kan, jadi nggak kelupaan.
Oh iya, satu lagi, jangan lupa buat aktifin notifikasi yang penting-penting aja. Misalnya, notifikasi dari bos atau klien, atau notifikasi dari bank. Kalau notifikasi dari sosmed, mending dimatiin aja, bikin ganggu konsentrasi.
Selain itu, coba deh buat folder khusus buat arsip email-email lama. Jadi, email yang udah nggak penting tapi masih pengen disimpen buat jaga-jaga, bisa dipindahin ke folder arsip. Inbox jadi lebih bersih, arsip juga tetep rapi.
Pernah nggak sih kamu dapet email yang panjangnya kayak novel? Nah, kalau dapet email kayak gitu, coba deh baca cepet dan langsung tanggepin poin-poin pentingnya aja. Jangan buang-buang waktu buat baca semua detail yang nggak relevan.
Terus, kalau kamu sering dapet email dengan format yang sama, coba deh buat template email. Jadi, pas mau ngebales email yang sama, tinggal pake template aja, nggak perlu ngetik dari awal lagi. Lumayan kan, hemat waktu dan tenaga.
Oh iya, buat kamu yang sering kerja bareng tim, coba deh manfaatin fitur email grup atau mailing list. Jadi, pas mau ngirim email ke semua anggota tim, tinggal kirim ke email grup aja, nggak perlu ngetik satu-satu emailnya.
Terus, jangan lupa buat backup email secara berkala. Siapa tau kan tiba-tiba ada masalah sama akun email kamu, jadi data-datanya nggak ilang semua. Backup bisa dilakuin secara manual atau pake aplikasi pihak ketiga.
Nah, buat kamu yang sering travelling atau kerja di luar kantor, coba deh pake aplikasi email di smartphone. Jadi, bisa ngecek email kapan aja dan di mana aja. Tapi inget ya, tetep hati-hati sama keamanan data, jangan pake wifi publik sembarangan.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara nulis email yang baik dan sopan. Misalnya, pake subjek yang jelas, pake bahasa yang formal, dan jangan lupa buat salam penutup. Ini penting banget buat menjaga profesionalitas.
Terus, kalau kamu sering dapet email spam, coba deh blokir pengirimnya atau laporin ke pihak penyedia layanan email. Jadi, spammer itu nggak bisa lagi ngirim email ke kamu. Lumayan kan, inbox jadi lebih bersih dari sampah.
Oh iya, buat kamu yang sering dapet email dari vendor atau partner bisnis, coba deh buat folder khusus buat email dari mereka. Jadi, pas nyari email dari vendor tertentu, nggak perlu scroll sampe mata jereng.
Terus, kalau kamu sering dapet email berisi file attachment, coba deh simpen file-file itu di cloud storage. Jadi, nggak bikin penuh memori di komputer atau smartphone kamu. Selain itu, file-file itu juga bisa diakses dari mana aja.
Nah, buat kamu yang sering dapet email berisi link, coba deh cek dulu link-nya sebelum diklik. Siapa tau kan itu link phising atau link yang berbahaya. Hati-hati ya, jangan sampe jadi korban kejahatan siber.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara nge-reply email yang baik dan cepat. Misalnya, bales email dalam waktu 24 jam, atau kasih tau pengirim kalau kamu butuh waktu lebih lama buat ngebales emailnya.
Terus, kalau kamu lagi sibuk banget dan nggak sempet ngecek email, coba deh aktifin fitur auto-reply. Jadi, orang yang ngirim email ke kamu bakal dapet balasan otomatis yang ngasih tau kalau kamu lagi nggak ada di tempat.
Oh iya, buat kamu yang sering dapet email berisi undangan meeting, coba deh langsung konfirmasi kehadiran kamu. Jadi, panitia meeting tau berapa banyak orang yang bakal dateng dan bisa mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.
Terus, kalau kamu sering dapet email berisi pertanyaan, coba deh jawab pertanyaan itu dengan jelas dan lengkap. Jangan sampe bikin orang yang nanya jadi bingung atau salah paham. Komunikasi yang baik itu penting banget.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara ngelola email yang berkaitan sama proyek atau tugas tertentu. Misalnya, buat folder khusus buat email proyek, atau pake tag atau label buat menandai email yang penting.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang isinya sama persis, coba deh buat filter buat ngehapus email-email itu secara otomatis. Jadi, inbox kamu nggak penuh sama email yang nggak penting.
Oh iya, buat kamu yang sering dapet email dari orang yang nggak dikenal, coba deh hati-hati sebelum ngebales emailnya. Siapa tau kan itu penipuan atau spam. Jangan sampe jadi korban kejahatan siber.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang berisi kritik atau komplain, coba deh tanggepin dengan baik dan profesional. Jangan emosi atau defensif, tapi coba dengerin apa yang orang itu sampaikan dan cari solusi yang terbaik.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara nge-follow up email yang belum dibales. Misalnya, kirim email follow up setelah seminggu, atau telepon langsung orang yang bersangkutan.
Terus, kalau kamu lagi cuti atau liburan, coba deh aktifin fitur out-of-office reply. Jadi, orang yang ngirim email ke kamu bakal dapet balasan otomatis yang ngasih tau kalau kamu lagi nggak ada di tempat dan kapan kamu bakal balik.
Oh iya, buat kamu yang sering ganti password email, coba deh pake password manager. Jadi, nggak perlu repot-repot nginget semua password kamu. Password manager juga bisa bantu bikin password yang kuat dan aman.
Terus, kalau kamu curiga akun email kamu diretas, coba deh langsung ganti password kamu dan aktifin fitur two-factor authentication. Jadi, akun email kamu lebih aman dari serangan hacker.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara ngelola email yang berkaitan sama data pribadi atau informasi sensitif. Misalnya, enkripsi email kamu, atau pake password yang kuat buat melindungi file attachment kamu.
Terus, kalau kamu udah nggak pake akun email kamu lagi, coba deh hapus akun email kamu. Jadi, data-data kamu nggak disalahgunakan oleh orang lain.
Oh iya, buat kamu yang sering pake email buat komunikasi bisnis, coba deh pake email signature yang profesional. Email signature itu isinya nama kamu, jabatan kamu, nama perusahaan kamu, dan kontak kamu.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang isinya promosi produk atau layanan, coba deh pelajari dulu produk atau layanan itu sebelum kamu beli. Jangan sampe ketipu sama promosi yang nggak bener.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara ngelola email yang berkaitan sama keuangan. Misalnya, buat folder khusus buat email tagihan atau invoice, dan jangan pernah ngasih tau informasi kartu kredit kamu lewat email.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang isinya berita atau informasi, coba deh verifikasi dulu kebenaran berita atau informasi itu sebelum kamu sebarkan. Jangan sampe nyebarin hoaks atau berita bohong.
Oh iya, buat kamu yang sering pake email buat komunikasi personal, coba deh jaga privasi kamu. Jangan pernah ngirim foto atau video yang bersifat pribadi ke orang yang nggak kamu kenal.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang isinya ancaman atau intimidasi, coba deh laporin ke pihak yang berwajib. Jangan takut buat ngelawan kejahatan siber.
Selain itu, coba deh buat aturan sendiri soal gimana cara ngelola email yang berkaitan sama pekerjaan. Misalnya, jangan pernah ngirim email yang berisi rahasia perusahaan ke orang yang nggak berhak.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang isinya diskriminasi atau rasisme, coba deh laporin ke pihak yang berwenang. Jangan biarkan diskriminasi atau rasisme merajalela.
Oh iya, buat kamu yang sering pake email buat komunikasi politik, coba deh jaga netralitas kamu. Jangan pernah ngirim email yang berisi ujaran kebencian atau provokasi.
Terus, kalau kamu sering dapet email yang isinya pornografi atau konten yang tidak pantas, coba deh blokir pengirimnya dan laporin ke pihak yang berwenang. Jangan biarkan pornografi atau konten yang tidak pantas merusak moral bangsa.
Nah, gitu deh kira-kira trik atur email biar lebih rapi dan nggak menumpuk. Intinya sih, kita harus disiplin dan konsisten dalam ngelola email kita. Kalau email kita rapi, hidup kita juga jadi lebih tenang. Nggak percaya? Coba aja sendiri! Ini seriusan ngebantu banget, apalagi kalau kamu tipe orang yang suka panik kalau inbox udah merah semua. Dan inget, jangan biarkan email mengendalikan hidupmu, tapi kendalikanlah emailmu!
Oke deh, gue udahan dulu nulisnya. Kalau kamu ada pengalaman beda atau tips lain tentang atur email, kabarin ya—penasaran juga.Spilltekno
Simak update artikel pilihan lainnya dari kami di Google News dan Saluran Whatsapp Channel