Proses mail merge bekerja dengan memasukkan data personalisasi dari file data ke dalam file template. Misalnya, saat membuat surat massal, surat tersebut menjadi file template yang memiliki penampung untuk nama dan alamat kontak.
Tag seperti Nama Depan dan Alamat di surat adalah field mail merge yang berfungsi sebagai penampung detail penerima. Field mail merge ini akan mengambil informasi personalisasi dari file data spreadsheet untuk membuat surat terpersonalisasi.
Nama field di template harus sama dengan nama header kolom di spreadsheet agar mail merge dapat menggabungkan file data dan template surat dengan benar.
Cara Menggunakan Mail Merge untuk Mengirim Surat Massal
Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan mail merge pada aplikasi Word dan Excel untuk menghasilkan surat-surat pribadi yang disesuaikan secara spesifik bagi masing-masing penerima dengan cepat dan praktis:
1. Siapkan Data Penerima di Excel
Siapkan data nama penerima di dalam spreadsheet Microsoft Excel terlebih dahulu. Pastikan file Excel tersebut disimpan di folder tertentu pada laptop atau PC Anda.
2. Buka Dokumen Surat di Word
Buka dokumen surat undangan yang akan digunakan sebagai template di Microsoft Word.
3. Mulai Mail Merge
Akses menu ‘Mailings’ dan pilih opsi ‘Start Mail Merge’. Pada jendela ‘Mail Merge’ yang muncul, pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard’ lalu klik ‘Next: Starting Document’.
4. Pilih Penerima
Pada langkah selanjutnya, pilih ‘Next: Select Recipients’. Klik tombol ‘Browse’ dan navigasikan ke lokasi file data Excel yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah file terpilih, akan muncul pratinjau data yang akan dimasukkan, klik ‘OK’.
5. Masukkan Merge Field
Masukkan ‘Merge Field’ seperti Nama dan Alamat dengan mengklik ‘Insert Merge Field’ pada area dokumen surat yang diinginkan.
6. Cek Kesalahan
Setelah Merge Field diatur, pilih kembali menu ‘Mailings’ dan klik ‘Auto Check for Errors’ untuk memastikan tidak ada kesalahan, lalu klik ‘OK’.
7. Hasil Akhir
Secara otomatis, nama dan alamat sesuai data pada file Excel akan terisi pada dokumen surat sesuai dengan Merge Field yang telah diatur.
